Las consultas

Cap. 7 Las consultas.

Crear consultas y manejarlas para la edición de registros.

Tipos de consultas.

Consultas, son objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.

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       Consulta de selección: extraen o nos muestran datos de una tabla que cumplen los criterios especificados.

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          Consulta de acción: realizan cambios de registro, pueden ser de acción, eliminación, actualización, datos anexados y creación de tablas.

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       Consultas específicas de SQL: su cuadrícula se define directamente desde SQL.

Crear una consulta.

Abrimos la base de datos, en la pestaña crear damos clic en el botón diseño de consulta. Posteriormente tendremos que seleccionar las tablas de donde obtendremos los datos para la consulta, podemos seleccionar varias tablas si es nuestro requerimiento y damos clic en cerrar. Aparecerá la ventana de vista de diseño.

Vista Diseño.

En la parte superior estarán las tablas añadidas y en la parte inferior la cuadrícula QBE donde definiremos los campos de consulta.

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            Campo: Será el campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y también un campo calculado.

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      Tabla: Nombre de la tabla de la que sacamos el campo.

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       Orden: Ordena las filas del resultado.

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     Mostrar: Si esta activada mostrará el resultado caso contrario no podremos visualizar el resultado.

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     Criterios: Especifica un criterio de búsqueda. Es una condición que deben cumplir los registros.

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            O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.

Añadir campos.

Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se colocará en la primera columna libre de la cuadrícula.

Definir campos calculados.

Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresión o de una función. La mayoría de veces un operador será un campo de la tabla y el otro un valor concreto u otro campo. Estos pueden ser:

·         Operadores.

·         Valores concretos.

·         Funciones predefinidas.

·         Nombres de campos.

·         Uso del paréntesis.

Encabezados de columna.

Se puede cambiar el encabezado de las columnas. Normalmente aparece el nombre de la columna, para modificar lo indicamos en la fila campo, escribiendo delante del nombre del campo y seguido de dos puntos (:), se utiliza especialmente en campos calculados.

Cambiar el orden de los campos.

Para cambiar el orden de los campos en la cuadrícula podemos:

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               Mover una columna arrastrándola.

·                           Mover una columna cortándola y pegándola en la nueva posición.

Para seleccionar varias columnas consecutivas, se selecciona la primera y manteniendo la pulsada la tecla May seleccionamos la última columna a seleccionar.

Guardar la consulta.

Para guardar una consulta podemos hacerlo dando clic en el botón guardar de la barra de acceso rápido, si es la primera vez que guardamos tendremos que dar cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada.

Ejecutar la consulta.

En la vista diseño de la consulta damos clic en el botón “Ejecutar” de la pestaña diseño.

Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte de la tabla que cumple los criterios especificados, si modificamos algún dato de la consulta también se modificará en la tabla.

Modificar el diseño de una consulta.

Nos situamos en el panel de exploración y hacemos clic derecho sobre el nombre de la consulta, o podemos seleccionar vista de diseño en el menú contextual.

Ordenar filas.

Hacemos clic sobre el campo orden del campo que deseamos ordenar, a través de la flecha se desplegará la lista y elegimos el tipo de ordenación. Puede ser ascendente o descendente.

Podemos ordenar por varios campos, para ello rellenamos la fila orden de las columnas que deseamos ordenar. En este caso se ordenan las filas por la primera columna de ordenación, para un mismo valor de la primera columna, se ordenan por la segunda columna y así sucesivamente.

Seleccionar filas.

Para seleccionar filas debemos indicar un criterio de búsqueda, es decir una condición que deberán cumplir todas las filas que aparezcan en el resultado de consulta.

Cuando la condición es una igualdad no es necesario poner el signo =, si no ponemos el operador asume por defecto el signo.

Tampoco es necesario poner entre comillas, se añadirán por defecto.

Para comparar dos campos entre sí, tenemos que encerrar el nombre del campo entre corchetes [ ].

Para indicar varias condiciones se emplean los operadores Y y O.

En un criterio de búsqueda en el que las condiciones están unidas por el operador Y, para que el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones.

En un criterio de búsqueda O, el registro aparecerá en el resultado de la consulta si cumple al menos una de las condiciones.

Todas las condiciones establecidas en la misma fila de la cuadrícula quedan unidas por el operador Y.

Si queremos que las condiciones queden unidas por el operador O tenemos que colocarlas en filas distintas.

Algunos operadores de condición son:

·         Los operadores de comparación.

·               El operador entre.

·              El operador In.

·              El operador es nulo.

·              El operador como.

Consultas con parámetros.

Un parámetro nos sirve cuando en ocasiones necesitaremos utilizar un valor que no es conocido en ese momento, sino que queremos que lo introduzca el usuario cuando se ejecute la consulta.

Es importante que el parámetro sea escrito entre corchetes, de lo contrario será añadido entre comillas y solo será considerado como un valor.

En la pestaña diseño encontramos la opción parámetros, en esta nueva ventana indicaremos el nombre del parámetro y el tipo de dato.

Las consultas multitabla.

Es una consulta que contiene varias tablas, por medio de la ventana diseño obtendremos las tablas de donde obtendremos los datos.

Para mostrar tablas hacemos clic en  mostrar tabla de la pestaña diseño.

Combinar tablas.

Se combinan dos tablas por un campo al igual que relacionar tablas en la ventana relaciones, arrastrando el campo de unión de una tabla a otra,

Al estar combinadas dos tablas en una consulta, Access busca directamente en la otra tabla las filas que tienen el  mismo valor en el campo de unión.

Las composiciones internas muestran valores provenientes de valores que están dentro de las tablas.

Para mostrar las filas que no tienen una fila coincidente en la otra tabla, utilizaremos la composición externa.

La composición externa.

Para ellos añadimos dos tablas a la zona de tablas de consulta, combinamos las dos tablas por los campos de unión, con doble clic sobre la línea que una las tablas aparecerá el cuadro de diálogo en donde tomaremos el tipo de combinación para entrar al cuadro de propiedades de combinación.

Por defecto aparecerá una combinación interna, para realizar una combinación externa seleccionamos la opción 2 o 3 según nuestros requerimientos.

Resumen de los videos.

Video de Consultas Generador de Expresiones: Este video nos enseña a generar una consulta a través de la opción de generador de expresiones. Utiliza los campos nombre de producto, precio de producto, unidades de producto y subtotal. A través de vista de diseño nos enseña a agregar un nuevo campo con el cálculo requerido, en este caso el I.V.A. Finalmente agrega un campo llamado total. En consultas, el generador de expresiones nos permite realizar cálculos y obtener resultados automáticos al ingresar datos en los diferentes campos.

Video de Consulta de Resumen: A través de este video aprendemos a crear una consulta, agregar criterios a la consulta y cambiar su aspecto. Por medio de la diseño de consulta de la pestaña crear, agregamos las tablas de donde obtendremos los campos, para crear una consulta de resumen damos clic en el botón de suma de totales, haciendo clic en el botón ejecutar podremos ver nuestra consulta de resumen, para guardar damos clic en el botón guardar de la barra de acceso rápido.

Video de Consultas Multitabla: Nos enseña a crear una consulta multitabla y una composición externa. Creamos la consulta por medio de la opción diseño de consulta, agregamos las tablas para obtener los campos, realizamos las combinaciones entre los campos de las tablas, se creará la relación entre los campos. Después de agregar los campos requeridos para la consulta, damos clic en ejecutar para ver el resultado de nuestra consulta, posterior al crear la consulta podemos modificar la misma por medio de vista de diseño. Para cambiar las propiedades de la relación abrimos el cuadro de propiedades de la combinación en donde podemos escoger la opción 2 o 3 según nuestro requerimiento para que también aparezcan en nuestra consulta los datos que no están asignados.