Las consultas de resumen y Las consultas de referencias cruzadas.

Cap. 8 Las consultas de resumen

Conocidas también como consultas sumarias son un tipo de consultas cuyas filas resultantes son un resumen de las filas del origen de la consulta.

Una fila de una consulta de resumen corresponde a un resumen de varias filas de la tabla origen, este tipo de consulta no permite modificar los datos del origen.

Una consulta resumen la creamos a través de la pestaña crear, damos clic en diseño de consulta, añadimos un campo a la cuadrícula QBE por medio del botón de totales.

Las funciones de agregado

Las funciones de agregado son funciones que permiten obtener un resultado basado en los valores contenidos en una columna de una tabla, son funciones que sólo se pueden utilizar en una consulta de resumen.

- Opción suma: calcula la suma de los valores indicados en el campo, los datos de tipo numérico.

- Promedio: calcula el promedio de los valores contenidos en el campo. 

- DesvEst: Calcula la desviación estándar de los valores contenidos en la columna indicada en el argumento. 

- Var: calcula la varianza de los valores contenidos en la columna indicada en el argumento.

Hay que destacar que el valor nulo no equivale al valor 0, las funciones de resumen no consideran los valores nulo.

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- Mín y Max: determinan los valores menores y mayores respectivamente de la columna.

- Las opciones primero y último: utilizados para obtener el primer y último registro del grupo sobre el que se realizan los cálculos.

- La opción cuenta: cuenta el número de datos que hay en la columna, siempre devuelve un número entero.

Agrupar registros.

- La opción AgruparPor permite definir columnas de agrupación. Una consulta de resumen sin columnas de agrupación obtiene una única fila de resultado y los cálculos se realizan sobre todos los registros del origen. Los campos de tipo memo u ole no se pueden definir como columnas de agrupación.

- Se pueden agrupar las filas por varias columnas.

- Todas las filas que tienen valor nulo en la columna de agrupación, pasan a formar un único grupo.

Incluir expresiones.

La opción Expresión permite poner en la fila Campo una expresión en vez de un nombre de columna. En una expresión se pueden combinar varias funciones de agregado pero no se pueden anidar funciones de agregado. En una expresión puedo poner Max(nºhoras)-Mín(nºhoras) pero no Max(suma(nºhoras)).

Incluir criterios de búsqueda.

- La opción Dónde permite poner un criterio de búsqueda que se aplicará a las filas del origen de la consulta antes de realizar los cálculos. 

- Se puede incluir un criterio de búsqueda en una columna que no tenga la opción Dónde, se aplicará la condición a las filas resultantes de la consulta.

Cap. 9 Las consultas de referencias cruzadas.

Introducción.

Una consulta de referencias cruzadas representa una consulta resumen con dos columnas de agrupación como una tabla de doble entrada en la que cada una de las columnas de agrupación es una entrada de la tabla.

Las consultas de referencias cruzadas se pueden crear desde la vista diseño, pero es más rápido y fácil por medio del asistente.

El asistente para consultas de referencias cruzadas.

En la pestaña crear encontraremos el botón asistente para consultas, por medio de este podemos elegir el tipo de consulta que deseamos, en este caso será consultas de tabla ref. cruzadas.

Posteriormente tendremos que introducir el origen de la consulta, la tabla o consulta de donde se tomarán los datos.

Podremos elegir ver si deseamos la lista de todas las tablas, consultas o ambas.

Luego tendremos que introducir el encabezado de filas, una de las columnas de agrupación servirá de encabezado de filas y la otra como encabezado de columnas. Podremos seleccionar hasta tres campos.

El siguiente punto será seleccionar el encabezado de columnas, aquí sólo se podrá elegir un campo y por cada valor distinto en el origen generará una columna con el valor como encabezado de columna. También debemos fijar el intervalo que se desea agrupar la información.

En la siguiente parte del asistente nos pregunta qué valor debe calcular en la intersección de la columna. En la lista funciones seleccionaremos la función de agregado que permite calcular ese valor, y en la lista de campos elegiremos el campo sobre el cual actuará la función de agregado.

El asistente nos permite añadir también a la consulta una columna resumen de cada fila, esta columna contiene la suma de los valores que se encuentran en la fila.

Finalmente deberemos darle un nombre a la consulta que aparecerá como su título. 

Finalmente podremos ver la consulta o modificar el diseño a través de Diseño de consulta en donde redefiniremos la consulta.

La vista de Diseño.

Es muy parecida a una consulta resumen con una fila añadida: Tab ref cruz.

Esta fila sirve para definir los conceptos al igual que con el asistente.

Resumen de los videos.

Video de consulta de resumen: En este video nos enseña a crear una consulta de resumen a través de la pestaña crear y luego en consulta de diseño, agregamos los campos de las tablas que forman parte de nuestra consulta y luego establecemos criterios de consulta según nuestros requerimientos en cada campo, posteriormente ejecutamos para observar la consulta. Para modificar la consulta damos clic en vista de diseño y realizamos los cambios respectivos, para observar en nuevo aspecto de la consulta damos clic en ejecutar.

Video de consulta de referenicas cruzadas: Este tipo de consultas agrupan información pero también nos permite poner algunas filas como encabezado de columnas, es semejante a una tabla dinámica en Excel. Esta tabla la creamos en diseño de consulta y damos clic en tipo de referencias cruzadas, nos aparecerá una nueva fila en la rejilla QBE con las opciones encabezado de fila, encabezado de columna, valor o sin mostrar, pueden a ver varios encabezados de fila pero solo uno de columna y un valor; es un tipo de consulta mejor presentada y fácil de leer.

Video consulta referencias cruzadas con asistente: Para crear una consulta de referencias cruzadas lo hacemos a través de crear y el asistente para consultas, en el cuadro de diálogo seleccionamos el asistente de consultas de tablas de referencias cruzadas, podemos seleccionar el tipo de objeto a partir del cual creamos la consulta, puede ser tablas, consultas o ambas. Posteriormente seleccionaremos los campos de las tablas y los datos a mostrar, debemos seleccionar qué campo utilizaremos como intersección entre filas y columnas, y el tipo de función. Al finalizar observaremos el resultado de la consulta y a través de vista de diseño podremos hacer modificaciones.