Las consultas de resumen y Las consultas de referencias cruzadas.

Cap. 8 Las consultas de resumen

Conocidas también como consultas sumarias son un tipo de consultas cuyas filas resultantes son un resumen de las filas del origen de la consulta.

Una fila de una consulta de resumen corresponde a un resumen de varias filas de la tabla origen, este tipo de consulta no permite modificar los datos del origen.

Una consulta resumen la creamos a través de la pestaña crear, damos clic en diseño de consulta, añadimos un campo a la cuadrícula QBE por medio del botón de totales.

Las funciones de agregado

Las funciones de agregado son funciones que permiten obtener un resultado basado en los valores contenidos en una columna de una tabla, son funciones que sólo se pueden utilizar en una consulta de resumen.

- Opción suma: calcula la suma de los valores indicados en el campo, los datos de tipo numérico.

- Promedio: calcula el promedio de los valores contenidos en el campo. 

- DesvEst: Calcula la desviación estándar de los valores contenidos en la columna indicada en el argumento. 

- Var: calcula la varianza de los valores contenidos en la columna indicada en el argumento.

Hay que destacar que el valor nulo no equivale al valor 0, las funciones de resumen no consideran los valores nulo.

­ 
- Mín y Max: determinan los valores menores y mayores respectivamente de la columna.

- Las opciones primero y último: utilizados para obtener el primer y último registro del grupo sobre el que se realizan los cálculos.

- La opción cuenta: cuenta el número de datos que hay en la columna, siempre devuelve un número entero.

Agrupar registros.

- La opción AgruparPor permite definir columnas de agrupación. Una consulta de resumen sin columnas de agrupación obtiene una única fila de resultado y los cálculos se realizan sobre todos los registros del origen. Los campos de tipo memo u ole no se pueden definir como columnas de agrupación.

- Se pueden agrupar las filas por varias columnas.

- Todas las filas que tienen valor nulo en la columna de agrupación, pasan a formar un único grupo.

Incluir expresiones.

La opción Expresión permite poner en la fila Campo una expresión en vez de un nombre de columna. En una expresión se pueden combinar varias funciones de agregado pero no se pueden anidar funciones de agregado. En una expresión puedo poner Max(nºhoras)-Mín(nºhoras) pero no Max(suma(nºhoras)).

Incluir criterios de búsqueda.

- La opción Dónde permite poner un criterio de búsqueda que se aplicará a las filas del origen de la consulta antes de realizar los cálculos. 

- Se puede incluir un criterio de búsqueda en una columna que no tenga la opción Dónde, se aplicará la condición a las filas resultantes de la consulta.

Cap. 9 Las consultas de referencias cruzadas.

Introducción.

Una consulta de referencias cruzadas representa una consulta resumen con dos columnas de agrupación como una tabla de doble entrada en la que cada una de las columnas de agrupación es una entrada de la tabla.

Las consultas de referencias cruzadas se pueden crear desde la vista diseño, pero es más rápido y fácil por medio del asistente.

El asistente para consultas de referencias cruzadas.

En la pestaña crear encontraremos el botón asistente para consultas, por medio de este podemos elegir el tipo de consulta que deseamos, en este caso será consultas de tabla ref. cruzadas.

Posteriormente tendremos que introducir el origen de la consulta, la tabla o consulta de donde se tomarán los datos.

Podremos elegir ver si deseamos la lista de todas las tablas, consultas o ambas.

Luego tendremos que introducir el encabezado de filas, una de las columnas de agrupación servirá de encabezado de filas y la otra como encabezado de columnas. Podremos seleccionar hasta tres campos.

El siguiente punto será seleccionar el encabezado de columnas, aquí sólo se podrá elegir un campo y por cada valor distinto en el origen generará una columna con el valor como encabezado de columna. También debemos fijar el intervalo que se desea agrupar la información.

En la siguiente parte del asistente nos pregunta qué valor debe calcular en la intersección de la columna. En la lista funciones seleccionaremos la función de agregado que permite calcular ese valor, y en la lista de campos elegiremos el campo sobre el cual actuará la función de agregado.

El asistente nos permite añadir también a la consulta una columna resumen de cada fila, esta columna contiene la suma de los valores que se encuentran en la fila.

Finalmente deberemos darle un nombre a la consulta que aparecerá como su título. 

Finalmente podremos ver la consulta o modificar el diseño a través de Diseño de consulta en donde redefiniremos la consulta.

La vista de Diseño.

Es muy parecida a una consulta resumen con una fila añadida: Tab ref cruz.

Esta fila sirve para definir los conceptos al igual que con el asistente.

Resumen de los videos.

Video de consulta de resumen: En este video nos enseña a crear una consulta de resumen a través de la pestaña crear y luego en consulta de diseño, agregamos los campos de las tablas que forman parte de nuestra consulta y luego establecemos criterios de consulta según nuestros requerimientos en cada campo, posteriormente ejecutamos para observar la consulta. Para modificar la consulta damos clic en vista de diseño y realizamos los cambios respectivos, para observar en nuevo aspecto de la consulta damos clic en ejecutar.

Video de consulta de referenicas cruzadas: Este tipo de consultas agrupan información pero también nos permite poner algunas filas como encabezado de columnas, es semejante a una tabla dinámica en Excel. Esta tabla la creamos en diseño de consulta y damos clic en tipo de referencias cruzadas, nos aparecerá una nueva fila en la rejilla QBE con las opciones encabezado de fila, encabezado de columna, valor o sin mostrar, pueden a ver varios encabezados de fila pero solo uno de columna y un valor; es un tipo de consulta mejor presentada y fácil de leer.

Video consulta referencias cruzadas con asistente: Para crear una consulta de referencias cruzadas lo hacemos a través de crear y el asistente para consultas, en el cuadro de diálogo seleccionamos el asistente de consultas de tablas de referencias cruzadas, podemos seleccionar el tipo de objeto a partir del cual creamos la consulta, puede ser tablas, consultas o ambas. Posteriormente seleccionaremos los campos de las tablas y los datos a mostrar, debemos seleccionar qué campo utilizaremos como intersección entre filas y columnas, y el tipo de función. Al finalizar observaremos el resultado de la consulta y a través de vista de diseño podremos hacer modificaciones.

Las consultas

Cap. 7 Las consultas.

Crear consultas y manejarlas para la edición de registros.

Tipos de consultas.

Consultas, son objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.

·          
       Consulta de selección: extraen o nos muestran datos de una tabla que cumplen los criterios especificados.

·        
          Consulta de acción: realizan cambios de registro, pueden ser de acción, eliminación, actualización, datos anexados y creación de tablas.

·          
       Consultas específicas de SQL: su cuadrícula se define directamente desde SQL.

Crear una consulta.

Abrimos la base de datos, en la pestaña crear damos clic en el botón diseño de consulta. Posteriormente tendremos que seleccionar las tablas de donde obtendremos los datos para la consulta, podemos seleccionar varias tablas si es nuestro requerimiento y damos clic en cerrar. Aparecerá la ventana de vista de diseño.

Vista Diseño.

En la parte superior estarán las tablas añadidas y en la parte inferior la cuadrícula QBE donde definiremos los campos de consulta.

·        
            Campo: Será el campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y también un campo calculado.

·          
      Tabla: Nombre de la tabla de la que sacamos el campo.

·          
       Orden: Ordena las filas del resultado.

·          
     Mostrar: Si esta activada mostrará el resultado caso contrario no podremos visualizar el resultado.

·           
     Criterios: Especifica un criterio de búsqueda. Es una condición que deben cumplir los registros.

·         
            O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.

Añadir campos.

Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se colocará en la primera columna libre de la cuadrícula.

Definir campos calculados.

Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresión o de una función. La mayoría de veces un operador será un campo de la tabla y el otro un valor concreto u otro campo. Estos pueden ser:

·         Operadores.

·         Valores concretos.

·         Funciones predefinidas.

·         Nombres de campos.

·         Uso del paréntesis.

Encabezados de columna.

Se puede cambiar el encabezado de las columnas. Normalmente aparece el nombre de la columna, para modificar lo indicamos en la fila campo, escribiendo delante del nombre del campo y seguido de dos puntos (:), se utiliza especialmente en campos calculados.

Cambiar el orden de los campos.

Para cambiar el orden de los campos en la cuadrícula podemos:

·          
               Mover una columna arrastrándola.

·                           Mover una columna cortándola y pegándola en la nueva posición.

Para seleccionar varias columnas consecutivas, se selecciona la primera y manteniendo la pulsada la tecla May seleccionamos la última columna a seleccionar.

Guardar la consulta.

Para guardar una consulta podemos hacerlo dando clic en el botón guardar de la barra de acceso rápido, si es la primera vez que guardamos tendremos que dar cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada.

Ejecutar la consulta.

En la vista diseño de la consulta damos clic en el botón “Ejecutar” de la pestaña diseño.

Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte de la tabla que cumple los criterios especificados, si modificamos algún dato de la consulta también se modificará en la tabla.

Modificar el diseño de una consulta.

Nos situamos en el panel de exploración y hacemos clic derecho sobre el nombre de la consulta, o podemos seleccionar vista de diseño en el menú contextual.

Ordenar filas.

Hacemos clic sobre el campo orden del campo que deseamos ordenar, a través de la flecha se desplegará la lista y elegimos el tipo de ordenación. Puede ser ascendente o descendente.

Podemos ordenar por varios campos, para ello rellenamos la fila orden de las columnas que deseamos ordenar. En este caso se ordenan las filas por la primera columna de ordenación, para un mismo valor de la primera columna, se ordenan por la segunda columna y así sucesivamente.

Seleccionar filas.

Para seleccionar filas debemos indicar un criterio de búsqueda, es decir una condición que deberán cumplir todas las filas que aparezcan en el resultado de consulta.

Cuando la condición es una igualdad no es necesario poner el signo =, si no ponemos el operador asume por defecto el signo.

Tampoco es necesario poner entre comillas, se añadirán por defecto.

Para comparar dos campos entre sí, tenemos que encerrar el nombre del campo entre corchetes [ ].

Para indicar varias condiciones se emplean los operadores Y y O.

En un criterio de búsqueda en el que las condiciones están unidas por el operador Y, para que el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones.

En un criterio de búsqueda O, el registro aparecerá en el resultado de la consulta si cumple al menos una de las condiciones.

Todas las condiciones establecidas en la misma fila de la cuadrícula quedan unidas por el operador Y.

Si queremos que las condiciones queden unidas por el operador O tenemos que colocarlas en filas distintas.

Algunos operadores de condición son:

·         Los operadores de comparación.

·               El operador entre.

·              El operador In.

·              El operador es nulo.

·              El operador como.

Consultas con parámetros.

Un parámetro nos sirve cuando en ocasiones necesitaremos utilizar un valor que no es conocido en ese momento, sino que queremos que lo introduzca el usuario cuando se ejecute la consulta.

Es importante que el parámetro sea escrito entre corchetes, de lo contrario será añadido entre comillas y solo será considerado como un valor.

En la pestaña diseño encontramos la opción parámetros, en esta nueva ventana indicaremos el nombre del parámetro y el tipo de dato.

Las consultas multitabla.

Es una consulta que contiene varias tablas, por medio de la ventana diseño obtendremos las tablas de donde obtendremos los datos.

Para mostrar tablas hacemos clic en  mostrar tabla de la pestaña diseño.

Combinar tablas.

Se combinan dos tablas por un campo al igual que relacionar tablas en la ventana relaciones, arrastrando el campo de unión de una tabla a otra,

Al estar combinadas dos tablas en una consulta, Access busca directamente en la otra tabla las filas que tienen el  mismo valor en el campo de unión.

Las composiciones internas muestran valores provenientes de valores que están dentro de las tablas.

Para mostrar las filas que no tienen una fila coincidente en la otra tabla, utilizaremos la composición externa.

La composición externa.

Para ellos añadimos dos tablas a la zona de tablas de consulta, combinamos las dos tablas por los campos de unión, con doble clic sobre la línea que una las tablas aparecerá el cuadro de diálogo en donde tomaremos el tipo de combinación para entrar al cuadro de propiedades de combinación.

Por defecto aparecerá una combinación interna, para realizar una combinación externa seleccionamos la opción 2 o 3 según nuestros requerimientos.

Resumen de los videos.

Video de Consultas Generador de Expresiones: Este video nos enseña a generar una consulta a través de la opción de generador de expresiones. Utiliza los campos nombre de producto, precio de producto, unidades de producto y subtotal. A través de vista de diseño nos enseña a agregar un nuevo campo con el cálculo requerido, en este caso el I.V.A. Finalmente agrega un campo llamado total. En consultas, el generador de expresiones nos permite realizar cálculos y obtener resultados automáticos al ingresar datos en los diferentes campos.

Video de Consulta de Resumen: A través de este video aprendemos a crear una consulta, agregar criterios a la consulta y cambiar su aspecto. Por medio de la diseño de consulta de la pestaña crear, agregamos las tablas de donde obtendremos los campos, para crear una consulta de resumen damos clic en el botón de suma de totales, haciendo clic en el botón ejecutar podremos ver nuestra consulta de resumen, para guardar damos clic en el botón guardar de la barra de acceso rápido.

Video de Consultas Multitabla: Nos enseña a crear una consulta multitabla y una composición externa. Creamos la consulta por medio de la opción diseño de consulta, agregamos las tablas para obtener los campos, realizamos las combinaciones entre los campos de las tablas, se creará la relación entre los campos. Después de agregar los campos requeridos para la consulta, damos clic en ejecutar para ver el resultado de nuestra consulta, posterior al crear la consulta podemos modificar la misma por medio de vista de diseño. Para cambiar las propiedades de la relación abrimos el cuadro de propiedades de la combinación en donde podemos escoger la opción 2 o 3 según nuestro requerimiento para que también aparezcan en nuestra consulta los datos que no están asignados.

Relaciones

Cap. 6 Relaciones.

Base de datos relacionales.

Una base de datos relacional permite la utilización de datos procedentes de más de una tabla.

Para relacionar tablas de datos entre sí, se deberá especificar un campo en común, se relacionan de dos a dos y una de ellas será la tabla principal.

Tipos de relaciones.

- Relación uno a uno: Un registro de una tabla, sólo se relaciona a un único registro de otra tabla y viceversa.

- Relación uno a varios: Un registro de una tabla, sólo puede estar relacionado con un único registro de otra tabla y un registro de la otra tabla puede tener más de un registro relacionado en la primera tabla.

- Relación varis a varios: Un registro de una tabla puede estar relacionado con más de un registro de la otra tabla y viceversa.

Crear la primera relación.

Accedemos a Access 2007, en la pestaña herramientas de base de datos entramos en la opción relaciones. Aparecerá el cuadro de diálogo con las tablas que formarán parte de la relación.

Seleccionamos las tabla a relacionarse y damos clic en agregar, repetimos este paso para agregar otra tabla y finalmente cerramos.

Aparecerá una ventana de relaciones con las tablas añadidas.

Para crear la relación:

Para crear una relación los campos deben contener el mismo tipo de información.

Ir sobre el campo de relación de la tabla, pulsamos el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastramos hasta el campo de la tabla secundaria, soltamos el botón del ratón.

Aparecerá el cuadro “modificar relaciones”.

Aquí, en la parte inferior aparecerá el tipo de relación, posteriormente deberemos activar el recuadro de exigir integridad referencial, se deseamos de igual forma activar las casillas de actualizar en cascada los campos relacionados y eliminar en casada los registros relacionados; finalmente para crear la relación damos clic en el botón crear.

Añadir tablas a la ventana relaciones.

Nos situamos en relaciones de la pestaña herramientas de base de datos, damos clic en mostrar tabla en la pestaña diseño.

Aparecerá el cuadro mostrar tablas en donde añadiremos las tablas que necesitemos y cerramos el cuadro de diálogo.

Quitar tablas de la ventana relaciones.

En el cuadro de relaciones, al hacer clic con el botón derecho sobre la tabla elegimos la opción ocultar tabla.

Modificar relaciones

Nos posicionamos en la ventana relaciones, con el botón derecho sobre la relación a modificar elegimos la opción “modificar relación” del menú contextual.

A continuación se abrirá el cuadro de diálogo modificar relaciones, realizamos los cambios deseados y presionamos aceptar.

Eliminar relaciones.

Damos clic sobre la relación, quedará seleccionada y a continuación pulsamos DEL o SUPR.

Limpiar la ventana relaciones.

Puede ser complejo cuando tenemos muchas relaciones entre las tablas, para ello existe la opción limpiar la ventana de relaciones y visualizar realmente las relaciones que son de nuestro interés.

Para ello damos clic en el botón borrar diseño de la pestaña diseño.

Desparecerán las tablas y relaciones pero no se borran, luego vamos añadiendo a la ventana las tablas de nuestro interés con la opción mostrar tabla.

Mostrar relaciones directas.

De esta forma visualizaremos todas las relaciones basadas en una tabla, para ello damos clic en el botón derecho sobre la tabla y elegimos mostrar directas, apareciendo así el menú contextual.

Visualizar todas las relaciones.

En la ventana relaciones damos clic con el botón derecho sobre el fondo de la ventana y elegimos la opción mostrar todo del menú contextual.

*Resumen del video: En este video nos enseña a relacionar campos de las tablas a través de la opción “relaciones” de la pestaña “herramientas de base de datos”, aquí aparecerá una ventana en donde seleccionaremos las tablas y posteriormente relacionaremos los campos deseados entre las tablas. A través de la ventana modificar relaciones podremos configurar la relación, tenemos las opciones de: exigir integridad referencial, actualizar en cascada los campos relacionados o eliminar en cascada los registros relacionados. Finalmente damos clic en “crear” para establecer la relación y guardamos. 

Modificar tablas de datos y propiedades de los campos

Cap. 4 Modificar tablas de datos

Modificar el diseño de una tabla.

Para cambiar algo de la definición de una tabla como añadir una columna, ampliar o borrar etc, debemos

Abrir la tabla a modificar y seleccionar vista de diseño en el menú contextual. Aquí podremos realizar las modificaciones correspondientes en los campos o propiedades de los campo y eliminar filas. Finalmente debemos guardar la tabla con los cambios realizados.

Introducir y modificar datos de una tabla

Desde el Panel de Exploración hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y seleccionar la opción en el menú contextual.

Cada fila nos servirá para introducir un registro, no será necesario guardar los nuevos registros ya que al introducir los datos en los campos ya se estarán almacenando.

Finalmente damos click en el ícono de cerrar X para cerrar la tabla.

* Si lo que deseamos es eliminar una fila, seleccionamos toda la fila en la parte derecha de la misma y damos click en eliminar.

Desplazarse dentro de una tabla

Utilizamos la barra de desplazamiento, que nos indica el registro actual, el número de registros totales; a través de las fechas podemos movilizarnos hacia la siguiente, anterior, primer o último registro, así mismo podremos crear un nuevo registro.

Buscar y reemplazar datos.

Muchas veces necesitamos la información de un dato en particular, para ella damos click en la opción Buscar y se nos abrirá la opción de buscar y reemplazar, aquí escribiremos el valor a buscar, indicaremos en donde se encuentra el valor y en coincidir podemos optar por hacer coincidir todo el campo, cualquier parte del campo o comienzo del campo.

La opción de reemplazar tiene las mismas opciones del cuadro buscar, en este caso reemplazará el valor a buscar por el valor de sustitución que ingresaremos.

Cap. 5 Propiedades de los campos

Introducción

Cada campo puede ser configurado con características que permitan personalizar la función de cada campo. Estas propiedad están en la vista diseño de tabla, aparecen las pestañas de general y búsqueda en donde configuraremos según el tipo de datos requeridos.

Tamaño de campo.

Configura el número de caracteres que se podrán introducir en el campo.  El tipo de propiedad puede ser texto, numérico con las distintas opciones, byte, entero, entero largo, simple, doble, decimal etc.

Formato de campo

Configura la forma de presentar los datos en pantalla o informe, todos los datos se pueden establecer a excepción de objeto OLE y Autonumérico.

Para los campos numérico y moneda tenemos más siguientes opciones: Número general, moneda, euro, fijo, estándar, porcentaje, científico.

En los campos de fecha/hora tenemos: fecha general, fecha mediana, fecha corta, hora larga, hora mediana, hora corta.

En los campos sí/no los formatos predefinidos son: Sí/no, verdadero/falso, Activado/desactivado.

Lugares decimales

Permite indicar el número de decimales que queremos asignar a un tipo de dato número o moneda.

Máscara de entrada

Access a través del asistente para máscaras de entradas permite establecer la propiedad para controlar los tipos de valores que los usuarios pueden introducir, se pueden crear máscaras para fecha, hora o números de teléfono.

Título

Se utilizar para indicar como queremos que se visualice la cabecera del campo, ej. Fecha de nacimiento = Fnac.

Valor predeterminado

Es el valor que se almacenará en un campo automáticamente si no introducimos ningún valor. Por ejemplo en campos como provincia podemos predeterminar que aparezca un nombre específico y no tendremos que teclear.

Se utilizará esta propiedad para todo tipo de datos excepto objeto ole y autonumérico.

Regla de validación

Permite controlar la entrada de datos según nuestro criterio, por ejemplo valores comprendidos entre 100 y 200; >100 y <200.

Texto de validación

Aquí se escribirá el texto que queremos que aparezca en la pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validación.

Requerido

Si deseamos que un campo sea rellenado obligatoriamente tendremos que asignar el valor sí en esta propiedad.

Permitir longitud cero

Los campos Memo y texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres.

Indexado

Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. De esta forma se permite que las consultas basadas en campos indexados sean más rápidas. Esta propiedad dispone de tres valores: No, Sí (con duplicados), Sí (sin duplicados).

* Resumen video propiedades de los campos: Este video nos muestra cómo crear una base de datos con sus respectivas tablas, esto a través de vista de diseño y establecer el nombre de cada campo, el tipo de datos (texto, numérico, fecha/hora, etc.) e introducir una breve descripción si es necesario. Una vez establecidas las propiedades de los campos cerramos y estará preparada la tabla para introducir los datos.

** Resumen columna de búsqueda: Este video nos muestra cómo crear una columna de búsqueda, por ejemplo en el campo “sexo” damos click en columna de búsqueda y en la ventana que se nos desplego ponemos las opciones que podremos buscar por ejemplo en este caso serán femenino y masculino, posteriormente damos el nombre de la columna que será sexo y ponemos finalizar, de esta forma estará lista y al poner en vista de hoja de datos al introducir información en este campo sólo podremos escoger una de las dos opciones.

Introducción a Access 2007 y tablas

Cap 1. Elementos básicos de Access 2007

Arrancar Access:

    -  Desde el botón inicio: Programas - Microsoft Office 2007 - Access 2007

  

Cerrar Access:

    -  Hacer clic en el botón cerrar.

    -  Pulsar ALT+F4

   Pantalla inicial.

Encontraremos categoría de plantillas, Microsoft Office Online o la opción de crear una base nueva base de datos en blanco.

Las barras

Barra de título: Muestra el nombre del programa y archivo que estamos trabajando

    
Barra de acceso rápido: Esta barra es modificable y se puede personalizar con los botone.

Barra de opciones: Consta de todas las opciones del programa agrupadas en pestañas.

El botón de Office: Haciendo clic en esta opción, se despliega un menú con opciones como nuevo, abrir, guardar, imprimir.

 Barra de estado: Se encuentra en la parte inferior de la pantalla.

Cap 2. Crear, abrir y cerrar una base de datos.

Conceptos básicos de Access.

  Base de datos: Es un conjunto de datos organizados para un uso determinado que son gestionados por programas denominados Sistema de Gestor de Base de datos que almacenan información. Las bases de datos de Access 2007 tienen la extensión .ACCD

 

Tabla de datos: Objeto que almacena datos; contiene información de un tema.

 Consultas: Objeto que muestra la visión personal de los datos guardados en tablas.

Formularios: Objeto diseñado para la introducción, visualización y modificación de los datos de las tablas.

        

 Informes: Objeto diseñado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos de una tabla; se lo utiliza para presentar datos en forma impresa.

Páginas: Es un tipo especial de página web para ver y trabajar con datos desde internet o intranet.

Macros: Objeto que define de manera estructurada las acciones que el usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado por ejemplo abrir un informe al elegir un elemento de un formulario. 

           

            Módulos: Objeto que contiene procedimientos personales que se codifican utilizando visual basic. 

Crear una base de datos

ü   Clic en el botón de Office y seleccionamos nuevo, se abrirá  la pantalla de introducción a Microsoft Access y damos clic en base de datos en blanco.

ü   A continuación aparecerá una pantalla en que tendremos que indicar el nombre del archivo y en el botón buscar ubicación seleccionar la carpeta en donde lo guardaremos.

ü   Se creará una base de datos con la extensión .ACCDB, y Access automáticamente creará una tabla para comenzar a trabajar.

Cerrar la base de datos.

    Ir al botón de Office y pulsar salir de Access.

Abrir una base de datos.

En el botón de office elegimos la opción abrir.

A través de la opción documentos recientes en el botón de office, donde aparecen las últimas bases de datos que se abrieron.

Cap 3. Crear tablas de datos

Damos clic en la pestaña crear y en tablas podemos seleccionar las siguientes opciones:

Vista de hoja de datos: en donde se introduce directamente los datos en la tabla y según el valor se determinará el tipo de datos que tiene la columna. Plantillas de tabla: crea una tabla entre un listado predefinido

 Listas de SharePoint: Crea un objeto compartido en un sitio SharePoint para compartir datos almacenados en una tabla con otras personas.

·         Vista de diseño: En esta opción podremos configurar una tabla primeramente dándole un nombre y a continuación definiremos las columnas que componen la tabla; así también podemos definir las propiedad de campo a través de las pestañas general y búsqueda.

o   Clave principal: Podemos asignar una clave principal la cual proporciona un valor único para cada fila de la tabla y sirve como identificador de registro, no se puede asignar más de una clave pero puede estar compuesta por más de un campo.

Guardar una tabla.

  - En el botón de office elegir guardar.

Cerrar una tabla. 

 - Hacer clic en el botón cerrar que está en la parte derecha al mismo nivel que la pestaña.

Resumen video 1:  Acerca de introducción a Access, para que nos sirven las diferentes 

plantillas predeterminadas de bases de datos, las barras de la pantalla, los botones y sus funciones. Abrir, modificar y cerrar una base de datos.

Resumen video 2: Como crear una base de datos y tablas. Como ejemplo creamos la base de datos Libro de libros, con las tablas: Libros, clientes y órdenes.

La tabla de libros contendrá la información de: libros, título, apellido del autor, nombre, categoría y precio.

Resumen video 3: En este video crearemos una base de datos llamada Gestor de Discos, contendrá una tabla con la siguiente información: Id_Disco, título, Intérprete, Año, Estilo, Formato, Localización y Observación.