Cap. 12 Informes

Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta y imprimirlos. Los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir y no modificar.

Introducción.

Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él.

El asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del informe.

Informe consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración.

El asistente para informes.

Damos clic en el botón Asistente para informes.

En la primera ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe.

Seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los datos del cuadro Tablas/Consultas este será el origen del informe.

Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón y el campo se quita de la lista de campos seleccionados.

En siguiente paso elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto          añadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarán totales de ese grupo.

Una vez tenemos los niveles de agrupamiento definidos hacemos clic en el botón Siguiente, en esta pantalla podemos elegir ordenar los registros por hasta cuatro campos de ordenación. Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrán en el informe, y elegimos si queremos una ordenación ascendente o descendente.

En la siguiente pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del informe.

Podremos ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una página, posteriormente elegimos el estilo que queremos dar al informe.

En la última ventana del asistente nos pregunta el título del informe, este título también será el nombre asignado al informe.

Antes de finalizar podemos ir a la opción, modificar el diseño del informe, podremos modificar el aspecto del informe.

La vista diseño de informe

La vista diseño es la que nos permite definir el informe, en esta opción indicamos a Access cómo debe presentar los datos del informe, para esto utilizamos los controles.

El área de diseño consta normalmente de cinco secciones:

-La sección Encabezado del informe: ponemos lo que queremos que aparezca al principio del informe.

- La sección Encabezado de página: ponemos lo que queremos que aparezca al principio de cada página.

- La sección Detalle: aparecerán los registros del origen del informe, o varios registros o uno sólo por página según el tipo de

- La sección Pie de página: ponemos lo que queremos aparezca al final de cada página.

-La sección Pie de informe: ponemos lo que queremos aparezca al final del informe.

Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de página y encabezado o pie de página del informe que encontrarás en la pestaña Organizar:

La pestaña Diseño de informe

La pestaña de Diseño que muestra varias opciones. El primer botón nos permite pasar de una vista a otra, si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseño la que estamos describiendo ahora, la Vista Presentación que muestra un hibrido entre la vista Informes y Diseño y finalmente la Vista Informes que muestra el informe en pantalla.

La Vista Preliminar nos permite ver cómo quedará la impresión antes de mandar el informe a impresora.

Todo informe tiene asociada una página de código en la que podemos programar ciertas acciones utilizando el lenguaje Visual Basic para Aplicaciones.

La sección controles y campos

Para definir qué información debe aparecer en el informe y con qué formato, se pueden utilizar los mismos controles que en los formularios, que se encuentra en la pestaña Diseño.

Incluye los siguientes controles:

Etiqueta, hipervínculo, grupo de opciones, botón alternar, botón de opción, casilla de verificación, cuadro de texto, cuadro combinado, control imagen, marco de objeto independiente, marco de objeto dependiente, salto de página, subinforme, línea, rectángulo,

Imprimir un informe

Abrir el cuadro de diálogo Imprimir, damos clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo. Escogemos la opción Imprimir del Botón de Office.

Se abrirá el cuadro de diálogo Imprimir en el que podrás cambiar algunos parámetros de impresión. Podemos configurar la impresión y finalmente aceptamos para imprimir el informe requerido.

La ventana Vista previa

En esta ventana vemos el informe tal como saldrá en la impresora.

Para pasar por las distintas páginas tenemos en la parte inferior izquierda una barra de desplazamiento por los registros con los botones que ya conocemos para ir a la primera página, a la página anterior, a una página concreta, a la página siguiente o a la última página.

Vista Previa: El botón reduce el tamaño del informe para poder ver dos páginas en una sola pantalla, permite visualizar hasta seis páginas en la misma pantalla. Envía el informe a un documento Word, desplegando el cuadro podemos elegir también enviarlo a una hoja de cálculo Excel por ejemplo.

Agrupar y ordenar

Cuando ya hemos visto con el asistente, en un informe se pueden definir niveles de agrupamiento lo que permite agrupar los registros del informe y sacar por cada grupo una cabecera especial o una línea de totales, también podemos definir una determinada ordenación para los registros que aparecerán en el informe.

Para definir la ordenación de los registros, crear un nuevo nivel de agrupamiento o modificar los niveles que ya tenemos definidos en un informe que ya tenemos definido, lo abrimos en Vista Diseño y hacemos clic sobre el botón de la pestaña Diseño.

Resumen de videos.

Crear informes: En este video aprendemos a crear informes utilizando el asistente. Seleccionamos los campos que formaran parte del informe y posteriormente el diseño del mismo. De igual forma nos indica como modificar los campos o diseño del informe en caso de requerirlo.

Informes de tablas o consultas: Este video nos enseña a crear informes con campos de más de una tabla, se pueden crear a partir de varias tablas o consultas siempre y cuando estas estén relacionadas en forma correcta. 

Cap. 11 Los Formularios

Los formularios definen pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta.

Introducción.

Para crear un formulario tenemos varias opciones en la pestaña crear.

- Diseño del formulario: abre un formulario en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él.

- Asistente para formularios: nos va guiando paso por paso en la creación del formulario.

- Formulario: consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración.

- Gráficos dinámicos: abrirá un formulario en blanco basado en la utilización de gráficos dinámicos.

El asistente para formularios.

Arrancamos el asistente e introducir los campos a incluir en el formulario. Seleccionamos la tabla o consulta de donde tomará los datos, este será el origen del formulario. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del formulario esa consulta.

Luego seleccionamos los campos a incluir en el formulario haciendo clic sobre el campo y clic sobre el botón >. Para quitar el campo de la lista campos seleccionados presionamos <.

El botón >> selecciona todos los campos, o << deseleccionar todos los campos.

Seleccionada la distribución de interés pulsamos el botón Siguiente, aparecerá una pantalla donde elegiremos la distribución de los datos dentro del formulario. Seleccionando un formato aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el formulario con esa distribución. 

Elegimos el estilo que queremos dar al formulario; en la siguiente ventana el asistente nos pregunta el título del formulario, que será el nombre asignado.

Antes de finalizar podemos:

- Abrir el formulario para ver o introducir información en la edición de registros.

- Modificar el diseño del formulario.

 Editar datos de un formulario.

Para editar datos de una tabla utilizando un formulario, abrimos el formulario posicionándonos en él en el Panel de Exploración, aparecerán los datos del origen con el aspecto definido en el formulario. Podemos buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como si estuviéramos en la vista Hoja de datos de una tabla, nos desplazarnos a lo largo de la tabla y lo único que cambia es el aspecto de la pantalla.

La Vista Diseño del formulario.

Nos permite definir el formulario, aquí indicamos cómo se debe presentar los datos del origen del formulario.

Para entrar en la vista diseño debemos buscar el formulario en el Panel de Exploración y hacer clic derecho para seleccionar vista diseño.

 El área de diseño consta de tres secciones:

- La sección Encabezado de formulario, en ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del formulario.

- La sección Detalle, aparecerán los registros del origen del formulario, o varios registros o uno sólo por pantalla según el tipo de formulario.

- La sección Pie de formulario, en ella ponemos lo que queremos aparezca al final del formulario.

Alrededor del área de diseño tenemos unas reglas que nos permiten medir las distancias y los controles, para ver u ocultar las reglas o la cuadrícula tenemos las opciones Regla y Cuadrícula respectivamente.

La pestaña de Diseño de formulario.

Veremos las opciones más interesantes de la pestaña de Diseño.

El primer botón que vemos es uno de los más útiles cuando trabajamos con formularios, permite pasar de una vista a otra. Si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseño la que estamos describiendo ahora y la Vista Formulario que nos presenta los datos del origen del formulario tal como lo tenemos definido en la vista diseño.

La Vista Presentación nos permite trabajar casi del mismo modo en que lo hacemos con la Vista de Diseño pero con las ventajas de la Vista Formulario, pues nos muestra a tiempo real los datos del formulario para que nos hagamos una idea aproximada de cómo será su aspecto final.

También podremos acceder a las vistas Tabla dinámica, Hoja de datos y Gráfico dinámico, que ya hemos comentado, si previamente lo permitimos en las propiedades del formulario.

En la parte central puedes ver la sección Controles y campos en el que aparecen todos los tipos de controles para que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño.

La sección Controles y campos.

Para definir qué información debe aparecer en el formulario y con qué formato, se utilizan los controles, que son objeto que muestra datos, realiza acciones o se utiliza como decoración.

En el panel Controles y campos de la pestaña Diseño tenemos un botón por cada tipo de controles que se pueden añadir al formulario.

Encontramos así botones como: Etiqueta, insertar un hipervínculo, cuadro de texto, cuadro combinado, cuadro de lista, grupo de opciones, botón de opción, casilla de verificación, botón de alternar, botón de comando, control pestaña, control imagen, control pestaña, control imagen, marco de objeto independiente, marco de objeto dependiente, salto de página, línea, rectángulo etc.

Trabajar con controles

Para seleccionar un control basta hacer clic sobre él. Cuando un control está seleccionado aparece rodeado de cuadrados que llamaremos controladores de movimiento y controladores de tamaño.

Seleccionar un control de esta forma es muy sencillo, solo  se desplegar la lista y seleccionar el control que te interesa. Para seleccionar varios controles se da clic sobre uno de los controles a seleccionar, mantener pulsada la tecla Mayúsculas y hacer clic en cada uno de los controles a seleccionar.

Para añadir al formulario un nuevo campo del origen, deberás abrir la Lista de campos haciendo clic en el botón Agregar campos existentes en la pestaña Diseño. En esta ventana aparecen todos los campos del origen del formulario. A continuación hacer clic sobre el campo a añadir y sin soltar el botón del ratón arrastrar el campo en el área del formulario hasta el lugar donde queremos que aparezca el campo. Access creará automáticamente una etiqueta con el nombre del campo, y un cuadro de texto asociado al campo.

Copiar controles.

Para copiar controles es muy rápido y útil si deseas introducir varios controles de un mismo tipo. Sólo tienes que seleccionar el control a duplicar y hacer clic en el botón Copiar de la pestaña Inicio. Luego pégalos en el formulario utilizando el botón Pegar de la pestaña inicio.

Mover controles

Para mover un control de sitio, seleccionamos el control y movemos un poco el ratón sobre el control hasta que el puntero del ratón tome forma de mano. En ese momento pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado arrastrar el control hasta su posición definitiva. Para mover varios controles a la vez, seleccionarlos y mover uno de ellos, se moverán todos.

Cambiar el tamaño de los controles.

Para cambiar el tamaño de un control seleccionarlo para que aparezcan los controladores de tamaño, a continuación mover el ratón encima de uno de los controladores de tamaño, cuando el puntero toma la forma de una flecha doble pulsar el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo arrastrarlo hasta que el control tome el tamaño deseado.

Para cambiar el tamaño de varios controles a la vez, seleccionarlos y cambiar el tamaño de uno de ellos, se cambiarán todos.

Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario primario se denomina formulario principal, y el formulario dentro del formulario se denomina subformulario. Una combinación formulario/subformulario se llama a menudo formulario jerárquico, formulario principal/detalle o formulario principal/secundario.

Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una relación uno a varios. Por ejemplo, podemos crear un formulario para mostrar los datos de la tabla Cursos con un subformulario para mostrar los alumnos matriculados en cada curso.

Para alinear varios controles, podemos moverlos uno a uno guiándonos por la cuadrícula pero tenemos una opción del menú Formato que nos permite realizarlo de forma más cómoda. Seleccionamos los controles de la sección Alineación: izquierda, derecha, arriba, abajo.

Podemos elegir Ajustar, hace el control lo suficientemente grande para que quepa todo su contenido.

A la cuadrícula: ajusta a la cuadrícula.

Ajustar al más alto: todos los controles toman la altura del más alto.

Ajustar al más corto: todos los controles toman la altura del menos alto.

Ajustar al más ancho: todos los controles toman la anchura del más ancho.

Ajustar al más estrecho: todos los controles toman la anchura del menos ancho.

Resumen video 1: Este video nos enseña a crear un formulario a través del asistente, nos indica como tomar y registrar la información, y diseñar nuestro formulario. Resumen video 2: Nos instruye acerca de la funcionalidad de los formularios al crearlos con Access con el objetivo de obtener información. Muestra cómo obtener datos de una tabla, y crear el formulario deseado diseñándolo con los campos requeridos. Resumen video 3: Este video muestra la forma de crear formularios utilizando controles, permite añadir botones de comandos a los formularios, de igual forma nos ayuda a crear cuadros combinados, estoy ayuda a hacer que los formularios sean fáciles de llenar y que la persona que ingrese los datos sienta la seguridad de introducir los datos sin cometer errores. Resumen video 4: Nos muestra cómo crear formularios más atractivos, nos indica como  modificar las plantillas de un formulario y agregar opciones como un logo; podemos seleccionar el diseño con los colores y dimensiones de nuestra preferencia.

Cap. 10 Las consultas de acción.

Las consultas de acción.

 Son consultas que permiten realizar cambios en los datos almacenados en una tabla. A través de estas podemos crear una nueva tabla a partir de registros de otra, modificar los datos almacenados, insertar nuevos registros o eliminar registros.

Consulta de creación de tabla.

Son consultas que almacenan en una nueva tabla el resultado de una consulta de selección.

Para crear una consulta de creación de tabla, abrimos una nueva consulta en vista diseño, añadimos la tabla o las tablas de donde obtendremos los datos, posteriormente seleccionaremos la opción crear tabla de la vista diseño.

Para observar los datos que se grabarán en la nueva tabla debemos fijarnos en la vista de hoja de datos.

Para ejecutar la consulta de la nueva tabla damos clic sobre el botón ejecutar de la pestaña diseño.

Consultas de actualización.

Las consultas de actualización son consultas que permiten modificar los datos almacenados en una tabla.

Para crear una consulta de actualización debemos abrir una nueva consulta en vista diseño. A continuación añadimos la tabla que deseamos actualizar, hacemos clic en el botón Actualizar de la pestaña Diseño y en este momento en la cuadrícula cambia de aspecto, desaparecen las filas Orden: y Mostrar: por carecer de sentido aquí y en su lugar tenemos la fila “Actualizar a:” en donde deberemos escribir la expresión que calcula el nuevo valor a asignar al campo.

Consulta de datos anexados.

Las consultas de datos anexados son consultas que añaden filas enteras a una tabla.

Para crear una consulta de datos anexados debemos abrir una nueva consulta en vista diseño, añadimos la tabla o las tablas de donde vamos a sacar los datos a insertar en el destino, diseñamos la consulta como una consulta de selección normal de tal forma que en el resultado de esa consulta aparezcan los datos a insertar. Hacemos clic en el botón Anexar de la pestaña Diseño.

Consulta de eliminación

Las consultas de eliminación son consultas que eliminan de una tabla los registros que cumplen el criterio de búsqueda especificado.

Para crear una consulta de eliminación debemos abrir una nueva consulta en vista diseño, añadimos la tabla de la que queremos borrar los registros y damos clic en el botón Eliminar de la pestaña Diseño. De esta forma la cuadrícula cambia de aspecto, han desaparecido las filas “Orden” y “Mostrar” por carecer de sentido aquí y en su lugar tenemos la fila “Eliminar”; en esta fila podemos seleccionar dos opciones, la opción “Dónde” indica un criterio de búsqueda, y la opción “Desde” indica que queremos borrar los registros de la tabla especificada en esa columna.

Para ver los datos que se borrarán antes de realizar la eliminación podemos hacer clic sobre el tipo de vista Hoja de datos de la pestaña Inicio.

Para dar inicio a la consulta hacemos clic sobre el botón ejecutar, de esta manera se realizará la eliminación de los registros de la tabla aunque previamente nos avisa que va a eliminar tantas filas y nosotros podemos cancelar esa eliminación.

Una vez borrados, los registros no se pueden recuperar.

Resumen de los videos

Video consulta de acción, creación y eliminación: A través de un ejemplo de vinos nos indica cómo establecer consultas de acción, creación y eliminación tomando en cuenta los campos de las diferentes tablas según nuestros requerimientos. Nos muestra la diferencia de estas consultas con la consulta de selección.

Video consulta de actualización: Nos enseña a crear consultas de actualización para actualizar los valores de una tabla con los campos de otra. Escogemos un campo de una tabla que deseamos actualizar y a continuación en la rejilla QBE aparecerá “Actualizar a” en donde escribiremos el valor que queremos actualizar el campo, una vez actualizados los datos no podremos deshacer, cerramos la consulta y guardamos. Para ver los cambios debemos abrir los campos de las tablas que fueron tomados en cuenta en la consulta de actualización.