Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta y imprimirlos. Los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir y no modificar.
Introducción.
Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él.
El asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del informe.
Informe consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración.
El asistente para informes.
Damos clic en el botón Asistente para informes.
En la primera ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe.
Seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los datos del cuadro Tablas/Consultas este será el origen del informe.
Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón y el campo se quita de la lista de campos seleccionados.
En siguiente paso elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto añadir una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarán totales de ese grupo.
Una vez tenemos los niveles de agrupamiento definidos hacemos clic en el botón Siguiente, en esta pantalla podemos elegir ordenar los registros por hasta cuatro campos de ordenación. Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrán en el informe, y elegimos si queremos una ordenación ascendente o descendente.
En la siguiente pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del informe.
Podremos ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una página, posteriormente elegimos el estilo que queremos dar al informe.
En la última ventana del asistente nos pregunta el título del informe, este título también será el nombre asignado al informe.
Antes de finalizar podemos ir a la opción, modificar el diseño del informe, podremos modificar el aspecto del informe.
La vista diseño de informe
La vista diseño es la que nos permite definir el informe, en esta opción indicamos a Access cómo debe presentar los datos del informe, para esto utilizamos los controles.
El área de diseño consta normalmente de cinco secciones:
-La sección Encabezado del informe: ponemos lo que queremos que aparezca al principio del informe.
- La sección Encabezado de página: ponemos lo que queremos que aparezca al principio de cada página.
- La sección Detalle: aparecerán los registros del origen del informe, o varios registros o uno sólo por página según el tipo de
- La sección Pie de página: ponemos lo que queremos aparezca al final de cada página.
-La sección Pie de informe: ponemos lo que queremos aparezca al final del informe.
Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de página y encabezado o pie de página del informe que encontrarás en la pestaña Organizar:
La pestaña Diseño de informe
La pestaña de Diseño que muestra varias opciones. El primer botón nos permite pasar de una vista a otra, si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseño la que estamos describiendo ahora, la Vista Presentación que muestra un hibrido entre la vista Informes y Diseño y finalmente la Vista Informes que muestra el informe en pantalla.
La Vista Preliminar nos permite ver cómo quedará la impresión antes de mandar el informe a impresora.
Todo informe tiene asociada una página de código en la que podemos programar ciertas acciones utilizando el lenguaje Visual Basic para Aplicaciones.
La sección controles y campos
Para definir qué información debe aparecer en el informe y con qué formato, se pueden utilizar los mismos controles que en los formularios, que se encuentra en la pestaña Diseño.
Incluye los siguientes controles:
Etiqueta, hipervínculo, grupo de opciones, botón alternar, botón de opción, casilla de verificación, cuadro de texto, cuadro combinado, control imagen, marco de objeto independiente, marco de objeto dependiente, salto de página, subinforme, línea, rectángulo,
Imprimir un informe
Abrir el cuadro de diálogo Imprimir, damos clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo. Escogemos la opción Imprimir del Botón de Office.
Se abrirá el cuadro de diálogo Imprimir en el que podrás cambiar algunos parámetros de impresión. Podemos configurar la impresión y finalmente aceptamos para imprimir el informe requerido.
La ventana Vista previa
En esta ventana vemos el informe tal como saldrá en la impresora.
Para pasar por las distintas páginas tenemos en la parte inferior izquierda una barra de desplazamiento por los registros con los botones que ya conocemos para ir a la primera página, a la página anterior, a una página concreta, a la página siguiente o a la última página.
Vista Previa: El botón reduce el tamaño del informe para poder ver dos páginas en una sola pantalla, permite visualizar hasta seis páginas en la misma pantalla. Envía el informe a un documento Word, desplegando el cuadro podemos elegir también enviarlo a una hoja de cálculo Excel por ejemplo.
Agrupar y ordenar
Cuando ya hemos visto con el asistente, en un informe se pueden definir niveles de agrupamiento lo que permite agrupar los registros del informe y sacar por cada grupo una cabecera especial o una línea de totales, también podemos definir una determinada ordenación para los registros que aparecerán en el informe.
Para definir la ordenación de los registros, crear un nuevo nivel de agrupamiento o modificar los niveles que ya tenemos definidos en un informe que ya tenemos definido, lo abrimos en Vista Diseño y hacemos clic sobre el botón de la pestaña Diseño.
Resumen de videos.
Crear informes: En este video aprendemos a crear informes utilizando el asistente. Seleccionamos los campos que formaran parte del informe y posteriormente el diseño del mismo. De igual forma nos indica como modificar los campos o diseño del informe en caso de requerirlo.
Informes de tablas o consultas: Este video nos enseña a crear informes con campos de más de una tabla, se pueden crear a partir de varias tablas o consultas siempre y cuando estas estén relacionadas en forma correcta.
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