Las consultas de resumen y Las consultas de referencias cruzadas.

Cap. 8 Las consultas de resumen

Conocidas también como consultas sumarias son un tipo de consultas cuyas filas resultantes son un resumen de las filas del origen de la consulta.

Una fila de una consulta de resumen corresponde a un resumen de varias filas de la tabla origen, este tipo de consulta no permite modificar los datos del origen.

Una consulta resumen la creamos a través de la pestaña crear, damos clic en diseño de consulta, añadimos un campo a la cuadrícula QBE por medio del botón de totales.

Las funciones de agregado

Las funciones de agregado son funciones que permiten obtener un resultado basado en los valores contenidos en una columna de una tabla, son funciones que sólo se pueden utilizar en una consulta de resumen.

- Opción suma: calcula la suma de los valores indicados en el campo, los datos de tipo numérico.

- Promedio: calcula el promedio de los valores contenidos en el campo. 

- DesvEst: Calcula la desviación estándar de los valores contenidos en la columna indicada en el argumento. 

- Var: calcula la varianza de los valores contenidos en la columna indicada en el argumento.

Hay que destacar que el valor nulo no equivale al valor 0, las funciones de resumen no consideran los valores nulo.

­ 
- Mín y Max: determinan los valores menores y mayores respectivamente de la columna.

- Las opciones primero y último: utilizados para obtener el primer y último registro del grupo sobre el que se realizan los cálculos.

- La opción cuenta: cuenta el número de datos que hay en la columna, siempre devuelve un número entero.

Agrupar registros.

- La opción AgruparPor permite definir columnas de agrupación. Una consulta de resumen sin columnas de agrupación obtiene una única fila de resultado y los cálculos se realizan sobre todos los registros del origen. Los campos de tipo memo u ole no se pueden definir como columnas de agrupación.

- Se pueden agrupar las filas por varias columnas.

- Todas las filas que tienen valor nulo en la columna de agrupación, pasan a formar un único grupo.

Incluir expresiones.

La opción Expresión permite poner en la fila Campo una expresión en vez de un nombre de columna. En una expresión se pueden combinar varias funciones de agregado pero no se pueden anidar funciones de agregado. En una expresión puedo poner Max(nºhoras)-Mín(nºhoras) pero no Max(suma(nºhoras)).

Incluir criterios de búsqueda.

- La opción Dónde permite poner un criterio de búsqueda que se aplicará a las filas del origen de la consulta antes de realizar los cálculos. 

- Se puede incluir un criterio de búsqueda en una columna que no tenga la opción Dónde, se aplicará la condición a las filas resultantes de la consulta.

Cap. 9 Las consultas de referencias cruzadas.

Introducción.

Una consulta de referencias cruzadas representa una consulta resumen con dos columnas de agrupación como una tabla de doble entrada en la que cada una de las columnas de agrupación es una entrada de la tabla.

Las consultas de referencias cruzadas se pueden crear desde la vista diseño, pero es más rápido y fácil por medio del asistente.

El asistente para consultas de referencias cruzadas.

En la pestaña crear encontraremos el botón asistente para consultas, por medio de este podemos elegir el tipo de consulta que deseamos, en este caso será consultas de tabla ref. cruzadas.

Posteriormente tendremos que introducir el origen de la consulta, la tabla o consulta de donde se tomarán los datos.

Podremos elegir ver si deseamos la lista de todas las tablas, consultas o ambas.

Luego tendremos que introducir el encabezado de filas, una de las columnas de agrupación servirá de encabezado de filas y la otra como encabezado de columnas. Podremos seleccionar hasta tres campos.

El siguiente punto será seleccionar el encabezado de columnas, aquí sólo se podrá elegir un campo y por cada valor distinto en el origen generará una columna con el valor como encabezado de columna. También debemos fijar el intervalo que se desea agrupar la información.

En la siguiente parte del asistente nos pregunta qué valor debe calcular en la intersección de la columna. En la lista funciones seleccionaremos la función de agregado que permite calcular ese valor, y en la lista de campos elegiremos el campo sobre el cual actuará la función de agregado.

El asistente nos permite añadir también a la consulta una columna resumen de cada fila, esta columna contiene la suma de los valores que se encuentran en la fila.

Finalmente deberemos darle un nombre a la consulta que aparecerá como su título. 

Finalmente podremos ver la consulta o modificar el diseño a través de Diseño de consulta en donde redefiniremos la consulta.

La vista de Diseño.

Es muy parecida a una consulta resumen con una fila añadida: Tab ref cruz.

Esta fila sirve para definir los conceptos al igual que con el asistente.

Resumen de los videos.

Video de consulta de resumen: En este video nos enseña a crear una consulta de resumen a través de la pestaña crear y luego en consulta de diseño, agregamos los campos de las tablas que forman parte de nuestra consulta y luego establecemos criterios de consulta según nuestros requerimientos en cada campo, posteriormente ejecutamos para observar la consulta. Para modificar la consulta damos clic en vista de diseño y realizamos los cambios respectivos, para observar en nuevo aspecto de la consulta damos clic en ejecutar.

Video de consulta de referenicas cruzadas: Este tipo de consultas agrupan información pero también nos permite poner algunas filas como encabezado de columnas, es semejante a una tabla dinámica en Excel. Esta tabla la creamos en diseño de consulta y damos clic en tipo de referencias cruzadas, nos aparecerá una nueva fila en la rejilla QBE con las opciones encabezado de fila, encabezado de columna, valor o sin mostrar, pueden a ver varios encabezados de fila pero solo uno de columna y un valor; es un tipo de consulta mejor presentada y fácil de leer.

Video consulta referencias cruzadas con asistente: Para crear una consulta de referencias cruzadas lo hacemos a través de crear y el asistente para consultas, en el cuadro de diálogo seleccionamos el asistente de consultas de tablas de referencias cruzadas, podemos seleccionar el tipo de objeto a partir del cual creamos la consulta, puede ser tablas, consultas o ambas. Posteriormente seleccionaremos los campos de las tablas y los datos a mostrar, debemos seleccionar qué campo utilizaremos como intersección entre filas y columnas, y el tipo de función. Al finalizar observaremos el resultado de la consulta y a través de vista de diseño podremos hacer modificaciones.

Las consultas

Cap. 7 Las consultas.

Crear consultas y manejarlas para la edición de registros.

Tipos de consultas.

Consultas, son objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.

·          
       Consulta de selección: extraen o nos muestran datos de una tabla que cumplen los criterios especificados.

·        
          Consulta de acción: realizan cambios de registro, pueden ser de acción, eliminación, actualización, datos anexados y creación de tablas.

·          
       Consultas específicas de SQL: su cuadrícula se define directamente desde SQL.

Crear una consulta.

Abrimos la base de datos, en la pestaña crear damos clic en el botón diseño de consulta. Posteriormente tendremos que seleccionar las tablas de donde obtendremos los datos para la consulta, podemos seleccionar varias tablas si es nuestro requerimiento y damos clic en cerrar. Aparecerá la ventana de vista de diseño.

Vista Diseño.

En la parte superior estarán las tablas añadidas y en la parte inferior la cuadrícula QBE donde definiremos los campos de consulta.

·        
            Campo: Será el campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y también un campo calculado.

·          
      Tabla: Nombre de la tabla de la que sacamos el campo.

·          
       Orden: Ordena las filas del resultado.

·          
     Mostrar: Si esta activada mostrará el resultado caso contrario no podremos visualizar el resultado.

·           
     Criterios: Especifica un criterio de búsqueda. Es una condición que deben cumplir los registros.

·         
            O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.

Añadir campos.

Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se colocará en la primera columna libre de la cuadrícula.

Definir campos calculados.

Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresión o de una función. La mayoría de veces un operador será un campo de la tabla y el otro un valor concreto u otro campo. Estos pueden ser:

·         Operadores.

·         Valores concretos.

·         Funciones predefinidas.

·         Nombres de campos.

·         Uso del paréntesis.

Encabezados de columna.

Se puede cambiar el encabezado de las columnas. Normalmente aparece el nombre de la columna, para modificar lo indicamos en la fila campo, escribiendo delante del nombre del campo y seguido de dos puntos (:), se utiliza especialmente en campos calculados.

Cambiar el orden de los campos.

Para cambiar el orden de los campos en la cuadrícula podemos:

·          
               Mover una columna arrastrándola.

·                           Mover una columna cortándola y pegándola en la nueva posición.

Para seleccionar varias columnas consecutivas, se selecciona la primera y manteniendo la pulsada la tecla May seleccionamos la última columna a seleccionar.

Guardar la consulta.

Para guardar una consulta podemos hacerlo dando clic en el botón guardar de la barra de acceso rápido, si es la primera vez que guardamos tendremos que dar cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada.

Ejecutar la consulta.

En la vista diseño de la consulta damos clic en el botón “Ejecutar” de la pestaña diseño.

Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte de la tabla que cumple los criterios especificados, si modificamos algún dato de la consulta también se modificará en la tabla.

Modificar el diseño de una consulta.

Nos situamos en el panel de exploración y hacemos clic derecho sobre el nombre de la consulta, o podemos seleccionar vista de diseño en el menú contextual.

Ordenar filas.

Hacemos clic sobre el campo orden del campo que deseamos ordenar, a través de la flecha se desplegará la lista y elegimos el tipo de ordenación. Puede ser ascendente o descendente.

Podemos ordenar por varios campos, para ello rellenamos la fila orden de las columnas que deseamos ordenar. En este caso se ordenan las filas por la primera columna de ordenación, para un mismo valor de la primera columna, se ordenan por la segunda columna y así sucesivamente.

Seleccionar filas.

Para seleccionar filas debemos indicar un criterio de búsqueda, es decir una condición que deberán cumplir todas las filas que aparezcan en el resultado de consulta.

Cuando la condición es una igualdad no es necesario poner el signo =, si no ponemos el operador asume por defecto el signo.

Tampoco es necesario poner entre comillas, se añadirán por defecto.

Para comparar dos campos entre sí, tenemos que encerrar el nombre del campo entre corchetes [ ].

Para indicar varias condiciones se emplean los operadores Y y O.

En un criterio de búsqueda en el que las condiciones están unidas por el operador Y, para que el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones.

En un criterio de búsqueda O, el registro aparecerá en el resultado de la consulta si cumple al menos una de las condiciones.

Todas las condiciones establecidas en la misma fila de la cuadrícula quedan unidas por el operador Y.

Si queremos que las condiciones queden unidas por el operador O tenemos que colocarlas en filas distintas.

Algunos operadores de condición son:

·         Los operadores de comparación.

·               El operador entre.

·              El operador In.

·              El operador es nulo.

·              El operador como.

Consultas con parámetros.

Un parámetro nos sirve cuando en ocasiones necesitaremos utilizar un valor que no es conocido en ese momento, sino que queremos que lo introduzca el usuario cuando se ejecute la consulta.

Es importante que el parámetro sea escrito entre corchetes, de lo contrario será añadido entre comillas y solo será considerado como un valor.

En la pestaña diseño encontramos la opción parámetros, en esta nueva ventana indicaremos el nombre del parámetro y el tipo de dato.

Las consultas multitabla.

Es una consulta que contiene varias tablas, por medio de la ventana diseño obtendremos las tablas de donde obtendremos los datos.

Para mostrar tablas hacemos clic en  mostrar tabla de la pestaña diseño.

Combinar tablas.

Se combinan dos tablas por un campo al igual que relacionar tablas en la ventana relaciones, arrastrando el campo de unión de una tabla a otra,

Al estar combinadas dos tablas en una consulta, Access busca directamente en la otra tabla las filas que tienen el  mismo valor en el campo de unión.

Las composiciones internas muestran valores provenientes de valores que están dentro de las tablas.

Para mostrar las filas que no tienen una fila coincidente en la otra tabla, utilizaremos la composición externa.

La composición externa.

Para ellos añadimos dos tablas a la zona de tablas de consulta, combinamos las dos tablas por los campos de unión, con doble clic sobre la línea que una las tablas aparecerá el cuadro de diálogo en donde tomaremos el tipo de combinación para entrar al cuadro de propiedades de combinación.

Por defecto aparecerá una combinación interna, para realizar una combinación externa seleccionamos la opción 2 o 3 según nuestros requerimientos.

Resumen de los videos.

Video de Consultas Generador de Expresiones: Este video nos enseña a generar una consulta a través de la opción de generador de expresiones. Utiliza los campos nombre de producto, precio de producto, unidades de producto y subtotal. A través de vista de diseño nos enseña a agregar un nuevo campo con el cálculo requerido, en este caso el I.V.A. Finalmente agrega un campo llamado total. En consultas, el generador de expresiones nos permite realizar cálculos y obtener resultados automáticos al ingresar datos en los diferentes campos.

Video de Consulta de Resumen: A través de este video aprendemos a crear una consulta, agregar criterios a la consulta y cambiar su aspecto. Por medio de la diseño de consulta de la pestaña crear, agregamos las tablas de donde obtendremos los campos, para crear una consulta de resumen damos clic en el botón de suma de totales, haciendo clic en el botón ejecutar podremos ver nuestra consulta de resumen, para guardar damos clic en el botón guardar de la barra de acceso rápido.

Video de Consultas Multitabla: Nos enseña a crear una consulta multitabla y una composición externa. Creamos la consulta por medio de la opción diseño de consulta, agregamos las tablas para obtener los campos, realizamos las combinaciones entre los campos de las tablas, se creará la relación entre los campos. Después de agregar los campos requeridos para la consulta, damos clic en ejecutar para ver el resultado de nuestra consulta, posterior al crear la consulta podemos modificar la misma por medio de vista de diseño. Para cambiar las propiedades de la relación abrimos el cuadro de propiedades de la combinación en donde podemos escoger la opción 2 o 3 según nuestro requerimiento para que también aparezcan en nuestra consulta los datos que no están asignados.