Relaciones

Cap. 6 Relaciones.

Base de datos relacionales.

Una base de datos relacional permite la utilización de datos procedentes de más de una tabla.

Para relacionar tablas de datos entre sí, se deberá especificar un campo en común, se relacionan de dos a dos y una de ellas será la tabla principal.

Tipos de relaciones.

- Relación uno a uno: Un registro de una tabla, sólo se relaciona a un único registro de otra tabla y viceversa.

- Relación uno a varios: Un registro de una tabla, sólo puede estar relacionado con un único registro de otra tabla y un registro de la otra tabla puede tener más de un registro relacionado en la primera tabla.

- Relación varis a varios: Un registro de una tabla puede estar relacionado con más de un registro de la otra tabla y viceversa.

Crear la primera relación.

Accedemos a Access 2007, en la pestaña herramientas de base de datos entramos en la opción relaciones. Aparecerá el cuadro de diálogo con las tablas que formarán parte de la relación.

Seleccionamos las tabla a relacionarse y damos clic en agregar, repetimos este paso para agregar otra tabla y finalmente cerramos.

Aparecerá una ventana de relaciones con las tablas añadidas.

Para crear la relación:

Para crear una relación los campos deben contener el mismo tipo de información.

Ir sobre el campo de relación de la tabla, pulsamos el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado arrastramos hasta el campo de la tabla secundaria, soltamos el botón del ratón.

Aparecerá el cuadro “modificar relaciones”.

Aquí, en la parte inferior aparecerá el tipo de relación, posteriormente deberemos activar el recuadro de exigir integridad referencial, se deseamos de igual forma activar las casillas de actualizar en cascada los campos relacionados y eliminar en casada los registros relacionados; finalmente para crear la relación damos clic en el botón crear.

Añadir tablas a la ventana relaciones.

Nos situamos en relaciones de la pestaña herramientas de base de datos, damos clic en mostrar tabla en la pestaña diseño.

Aparecerá el cuadro mostrar tablas en donde añadiremos las tablas que necesitemos y cerramos el cuadro de diálogo.

Quitar tablas de la ventana relaciones.

En el cuadro de relaciones, al hacer clic con el botón derecho sobre la tabla elegimos la opción ocultar tabla.

Modificar relaciones

Nos posicionamos en la ventana relaciones, con el botón derecho sobre la relación a modificar elegimos la opción “modificar relación” del menú contextual.

A continuación se abrirá el cuadro de diálogo modificar relaciones, realizamos los cambios deseados y presionamos aceptar.

Eliminar relaciones.

Damos clic sobre la relación, quedará seleccionada y a continuación pulsamos DEL o SUPR.

Limpiar la ventana relaciones.

Puede ser complejo cuando tenemos muchas relaciones entre las tablas, para ello existe la opción limpiar la ventana de relaciones y visualizar realmente las relaciones que son de nuestro interés.

Para ello damos clic en el botón borrar diseño de la pestaña diseño.

Desparecerán las tablas y relaciones pero no se borran, luego vamos añadiendo a la ventana las tablas de nuestro interés con la opción mostrar tabla.

Mostrar relaciones directas.

De esta forma visualizaremos todas las relaciones basadas en una tabla, para ello damos clic en el botón derecho sobre la tabla y elegimos mostrar directas, apareciendo así el menú contextual.

Visualizar todas las relaciones.

En la ventana relaciones damos clic con el botón derecho sobre el fondo de la ventana y elegimos la opción mostrar todo del menú contextual.

*Resumen del video: En este video nos enseña a relacionar campos de las tablas a través de la opción “relaciones” de la pestaña “herramientas de base de datos”, aquí aparecerá una ventana en donde seleccionaremos las tablas y posteriormente relacionaremos los campos deseados entre las tablas. A través de la ventana modificar relaciones podremos configurar la relación, tenemos las opciones de: exigir integridad referencial, actualizar en cascada los campos relacionados o eliminar en cascada los registros relacionados. Finalmente damos clic en “crear” para establecer la relación y guardamos. 

Modificar tablas de datos y propiedades de los campos

Cap. 4 Modificar tablas de datos

Modificar el diseño de una tabla.

Para cambiar algo de la definición de una tabla como añadir una columna, ampliar o borrar etc, debemos

Abrir la tabla a modificar y seleccionar vista de diseño en el menú contextual. Aquí podremos realizar las modificaciones correspondientes en los campos o propiedades de los campo y eliminar filas. Finalmente debemos guardar la tabla con los cambios realizados.

Introducir y modificar datos de una tabla

Desde el Panel de Exploración hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y seleccionar la opción en el menú contextual.

Cada fila nos servirá para introducir un registro, no será necesario guardar los nuevos registros ya que al introducir los datos en los campos ya se estarán almacenando.

Finalmente damos click en el ícono de cerrar X para cerrar la tabla.

* Si lo que deseamos es eliminar una fila, seleccionamos toda la fila en la parte derecha de la misma y damos click en eliminar.

Desplazarse dentro de una tabla

Utilizamos la barra de desplazamiento, que nos indica el registro actual, el número de registros totales; a través de las fechas podemos movilizarnos hacia la siguiente, anterior, primer o último registro, así mismo podremos crear un nuevo registro.

Buscar y reemplazar datos.

Muchas veces necesitamos la información de un dato en particular, para ella damos click en la opción Buscar y se nos abrirá la opción de buscar y reemplazar, aquí escribiremos el valor a buscar, indicaremos en donde se encuentra el valor y en coincidir podemos optar por hacer coincidir todo el campo, cualquier parte del campo o comienzo del campo.

La opción de reemplazar tiene las mismas opciones del cuadro buscar, en este caso reemplazará el valor a buscar por el valor de sustitución que ingresaremos.

Cap. 5 Propiedades de los campos

Introducción

Cada campo puede ser configurado con características que permitan personalizar la función de cada campo. Estas propiedad están en la vista diseño de tabla, aparecen las pestañas de general y búsqueda en donde configuraremos según el tipo de datos requeridos.

Tamaño de campo.

Configura el número de caracteres que se podrán introducir en el campo.  El tipo de propiedad puede ser texto, numérico con las distintas opciones, byte, entero, entero largo, simple, doble, decimal etc.

Formato de campo

Configura la forma de presentar los datos en pantalla o informe, todos los datos se pueden establecer a excepción de objeto OLE y Autonumérico.

Para los campos numérico y moneda tenemos más siguientes opciones: Número general, moneda, euro, fijo, estándar, porcentaje, científico.

En los campos de fecha/hora tenemos: fecha general, fecha mediana, fecha corta, hora larga, hora mediana, hora corta.

En los campos sí/no los formatos predefinidos son: Sí/no, verdadero/falso, Activado/desactivado.

Lugares decimales

Permite indicar el número de decimales que queremos asignar a un tipo de dato número o moneda.

Máscara de entrada

Access a través del asistente para máscaras de entradas permite establecer la propiedad para controlar los tipos de valores que los usuarios pueden introducir, se pueden crear máscaras para fecha, hora o números de teléfono.

Título

Se utilizar para indicar como queremos que se visualice la cabecera del campo, ej. Fecha de nacimiento = Fnac.

Valor predeterminado

Es el valor que se almacenará en un campo automáticamente si no introducimos ningún valor. Por ejemplo en campos como provincia podemos predeterminar que aparezca un nombre específico y no tendremos que teclear.

Se utilizará esta propiedad para todo tipo de datos excepto objeto ole y autonumérico.

Regla de validación

Permite controlar la entrada de datos según nuestro criterio, por ejemplo valores comprendidos entre 100 y 200; >100 y <200.

Texto de validación

Aquí se escribirá el texto que queremos que aparezca en la pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validación.

Requerido

Si deseamos que un campo sea rellenado obligatoriamente tendremos que asignar el valor sí en esta propiedad.

Permitir longitud cero

Los campos Memo y texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres.

Indexado

Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. De esta forma se permite que las consultas basadas en campos indexados sean más rápidas. Esta propiedad dispone de tres valores: No, Sí (con duplicados), Sí (sin duplicados).

* Resumen video propiedades de los campos: Este video nos muestra cómo crear una base de datos con sus respectivas tablas, esto a través de vista de diseño y establecer el nombre de cada campo, el tipo de datos (texto, numérico, fecha/hora, etc.) e introducir una breve descripción si es necesario. Una vez establecidas las propiedades de los campos cerramos y estará preparada la tabla para introducir los datos.

** Resumen columna de búsqueda: Este video nos muestra cómo crear una columna de búsqueda, por ejemplo en el campo “sexo” damos click en columna de búsqueda y en la ventana que se nos desplego ponemos las opciones que podremos buscar por ejemplo en este caso serán femenino y masculino, posteriormente damos el nombre de la columna que será sexo y ponemos finalizar, de esta forma estará lista y al poner en vista de hoja de datos al introducir información en este campo sólo podremos escoger una de las dos opciones.